Avoir le sens de l’organisation, une compétence vitale
Avoir le sens de l’organisation est une compétence vitale pour réussir dans la vie. Cette soft skill peut aider à rester concentré, hiérarchiser les tâches et gagner du temps à long terme. Dans cet article, nous examinerons pourquoi il est important d’être organisé, comment créer un système sain et les avantages qui en découlent. Nous verrons également comment l’organisation peut contribuer à réduire le stress et encourager la productivité et la créativité.
Le sens de l’organisation et son importance
Le sens de l’organisation est une compétence vitale qui nous aide à naviguer dans notre vie quotidienne. Il peut être défini comme la capacité de planifier et de gérer efficacement son temps, ses ressources et les tâches qui nous sont assignées. Cette compétence peut être particulièrement utile si vous avez un emploi à temps plein, une famille à élever ou des études à poursuivre. Être organisé et savoir comment gérer efficacement votre temps vous permet de rester concentré et d’accomplir plus de choses, ou, pour la même activité, de diminuer le stress.
Comment créer un système d’organisation
Créer un système d’organisation ne doit pas être compliqué. Tout ce que vous avez à faire est de définir clairement vos objectifs, de les hiérarchiser et de créer des étapes précises pour atteindre ces objectifs. Vous devriez également établir des règles pour vous-même et envisager une forme de récompense si vous atteignez ou dépassez vos objectifs.
Mais « être organisé » est plus que cela : C’est aussi être capable de gérer les imprévus, gérer son propre stress et, peut-être surtout, être capable de refuser des sollicitations.
Éliminer les perturbateurs
Pour s’organiser et trouver le système qui fonctionne le mieux pour vous, il est conseillé de commencer par repérer tous les éléments perturbateurs qui nuisent à votre efficacité.
Selon votre situation, il peut s’agir de votre smartphone qui vibre, des emails, du temps perdu à chercher des choses, etc. bref, tout ce qui met en échec votre concentration.
Il vous faudra ensuite, pour chaque élément perturbateur identifié, mettre en place une stratégie d’élimination adaptée.
Planifier et gérer le temps
Planifier et gérer le temps est essentiel pour atteindre un sens de l’organisation optimale. Une bonne gestion du temps implique la prévision, l’anticipation, la préparation, le classement et la hiérarchisation des tâches à effectuer.
En prenant le temps de vous organiser, vous serez en mesure d’anticiper les difficultés et de définir des objectifs à court et à long terme. Vous pourrez également suivre votre progression et adapter votre plan ou votre stratégie en fonction des résultats.
Des méthodes d’organisation existent
Pomodoro
La méthode Pomodoro est une méthode d’organisation très populaire qui peut être facilement adaptée à votre style de travail. Cette méthode est basée sur l’idée que chaque tâche devrait être divisée en blocs de temps distincts, appelés « pomodoros », et que les périodes d’inactivité entre chaque tâche devraient être courtes. L’idée est de travailler avec une concentration intense sur une tâche donnée pendant un certain temps, puis de prendre une courte pause pour récupérer avant de commencer à travailler sur la tâche suivante.
Matrice d’Eisenhower
La Matrice d’Eisenhower est une autre méthode très populaire pour s’organiser et gérer votre temps. Elle a été créée par le président américain Dwight Eisenhower, et elle se base sur l’idée que les tâches sont classées en fonction de leur importance et de leur urgence. Cette méthode est très efficace pour hiérarchiser les tâches et vous aider à décider rapidement quelles actions prioritaire effectuer, ce qui peut vous aider à gagner du temps et à éviter de perdre des opportunités.
Diagramme de Gantt
Le Diagramme de Gantt est une méthode avancée d’organisation qui peut être utilisée pour organiser et planifier des projets, des programmes et des objectifs à long terme. Il permet à l’utilisateur de visualiser les tâches à effectuer, les délais et l’interdépendance entre chaque tâche. Cela facilite grandement la gestion des projets, car cela permet de planifier les tâches dans un ordre logique et de savoir où en est le projet à tout moment.
Diagramme de causes et effets d’Ishikawa
Le Diagramme de causes et effets d’Ishikawa, également connu sous le nom de diagramme en forme de poisson, est une méthode avancée d’organisation qui aide à analyser les causes profondes d’un problème. Elle est très utile pour comprendre le fonctionnement interne d’une organisation et pour identifier les écarts entre la performance réelle et la performance attendue.
Conclusion
Avoir un sens de l’organisation est donc une compétence très importante à acquérir et à développer. Il existe différentes méthodes d’organisation, chacune étant adaptée à un style de travail particulier et à des objectifs spécifiques. En appliquant ces techniques et en prenant le temps de planifier votre journée, vous pourrez réduire votre niveau de stress, améliorer votre productivité et encourager la créativité.
Autrement dit :
- Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
- Cette compétence est LA skill n°1 demandée et attendue par les employeurs. Elle est indispensable.
- Elle est particulièrement vitale dans les secteurs de la gestion-administration et dans le commerce.